讓您的團隊與時間賽跑 為企業現金流建立更穩健的防線 - RMS商賬追收培訓

逾期賬款：每一天都可能增加回收難度

應收賬款的管理，不應只在款項嚴重逾期後才開始。企業應從交易建立、授信審批、付款條款設定、發票發出、付款到期提醒，以至逾期後的溝通與升級處理，建立一套完整的應收賬款管理流程。

一般而言，當賬款剛逾期時，債務人仍可能具備較高還款意願及能力，企業亦較容易透過適當溝通、付款安排或商業談判取得結果。然而，隨著賬款逾期時間增加，情況往往會變得更複雜：

• 債務人可能開始出現資金周轉困難，並把有限資金優先支付予其他供應商或債權人；
• 對方可能以不同理由延後付款，例如等待內部批核、現金流緊張、貨品爭議或文件未齊；
• 負責人、聯絡人或公司結構可能出現變動，增加跟進難度；
• 交易文件、對賬資料、電郵紀錄及溝通證據可能因時間推移而變得不完整；
• 當債務人財政進一步惡化、停業、清盤或失聯時，追收成本及不確定性均會大幅增加。

因此，企業不應把追收視為「最後一步」，而應視為信用風險管理及現金流管理的重要環節。

把握黃金處理期

不少企業在應收賬款逾期初期未有及時處理，原因包括不希望影響客戶關係、前線同事缺乏追收技巧、內部責任不清，或未有建立明確的升級機制。

但事實上，專業追收並不等於強硬、無禮或破壞關係。有效的商賬追收，應在維護商業關係與保障企業權益之間取得平衡，以清晰、堅定、合規及具策略性的方式，推動對方正視付款責任。

企業宜將賬款到期後的首 60 天視為重點管理期，並建立明確的跟進節奏，例如：

• 付款到期前主動發出友善提醒；
• 逾期初期以電話、電郵或訊息確認付款安排；
• 對未有實質回應的個案，按既定程序提升處理級別；
• 針對不同賬齡、金額、客戶背景及爭議性質，採取差異化策略；
• 在有需要時及早評估是否應暫停供貨、調整信貸安排、尋求專業協助或考慮法律途徑。

早期、有技巧及有紀律的跟進，能讓企業更早了解客戶真實狀況，及時評估風險，並為下一步行動保留更多選擇。

為何內部追收團隊需要專業培訓？

不少企業的內部追收工作，仍停留在重複發送催款電郵，或以簡單直接的方式致電客戶：「貴公司的款項已逾期，請盡快付款。」

這類溝通雖然直接，卻未必足以了解拖欠原因、掌握債務人的真實付款能力，或促成具體而可執行的付款承諾。

專業追收不只是「打電話追數」，而是結合風險識別、溝通技巧、談判策略、賬齡管理、文件管理及法律合規意識的一套專業能力。追收人員需要知道何時應該提醒、何時應該施加適度壓力、何時應該提出付款安排，以及何時需要將個案升級處理。→ 按此了解更多

一支具備專業知識的內部追收團隊，可以協助企業：

• 更早識別高風險客戶及異常付款訊號；
• 建立清晰的賬齡監控及個案分流機制；
• 以專業而堅定的方式處理客戶拖欠問題；
• 改善追收電話、催款電郵、追收信及付款安排的質素；
• 針對不同類型債務人制定合適的談判與追收策略；
• 在保障客戶關係的同時，加快回款；
• 減少因不當追收手法而引起的合規、聲譽或法律風險；
• 讓財務、銷售、信貸及營運部門在追收流程中更有效協作。

專業追收：從預防到回收

高效的應收賬款管理，應由交易開始，而不是由逾期開始。企業需要建立由事前預防、事中監控，到逾期後追收的完整機制。

1. 信用風險預防
建立適合企業自身業務模式的信用審批、客戶評估及付款條款制度，及早識別潛在高風險賬戶，減少壞賬形成的機會。

2. 賬齡監控與優先排序
透過清晰的賬齡報告及個案分類，讓團隊掌握哪些賬款需要優先處理，避免所有個案以相同方式跟進，錯失真正高風險賬款的處理時機。

3. 溝通與談判技巧
追收人員需要懂得提問、聆聽、判斷及談判，而非只是不斷重複要求付款。透過有技巧的溝通，團隊可更有效了解拖欠原因、核實付款時間表、取得付款承諾，並在有需要時安排分期付款或其他可行方案。

4. 分階段追收策略
不同賬齡、不同金額、不同客戶類型及不同爭議情況，需要不同的處理方式。電話、電郵、正式追收信、暫停服務或供貨、面談，以及尋求專業追收或法律意見，均可成為企業管理應收賬款的工具；關鍵在於使用時機、溝通方式及流程銜接。

5. 合法、合規與風險意識
企業應確保追收工作符合適用法律、合約條款、私隱要求及商業操守。以不當方式追收，不但未必能提高回收成效，亦可能引致投訴、法律爭議及聲譽風險。

在香港，涉及一般商業簡單合約的訴訟，通常須在訴訟因由產生後六年內提出；但時效起算、債務確認、部分付款、合約性質及跨境安排等因素均可能影響實際情況。企業面對具爭議或高風險個案時，應按需要尋求獨立法律意見。

我們的商賬追收培訓

作為專業應收賬款管理服務提供者，我們了解企業在追收工作中面對的實際挑戰：既要保障現金流，又要維持客戶關係；既要提升回收效率，又要確保處理手法合法、合規及具專業水平。

因此，我們推出「商賬追收培訓」課程，專為企業管理層、財務人員、信貸管理人員、客戶服務團隊、銷售管理人員及前線追收同事而設。

我們所教授的，不是以強硬或情緒化方式「追數」，而是如何在適當的時間窗口內，運用有系統、有策略及合規的方法，提高回款效率，降低壞賬風險，並建立可持續的內部應收賬款管理能力。

培訓內容包括：

• 全球商賬追收技巧工作坊
• 中港跨境營商風險監控
• 信用風險管理與法律合規意識
• 電話追收實戰技巧
• 催款電郵、追收信及付款安排的溝通策略
• 不同賬齡與不同債務人类型的處理方法
• 內部追收流程、升級機制及跨部門協作
• 真實個案分享與情境演練

課程由具備實戰經驗的導師帶領，結合理論、案例分析、角色扮演及實務工具，協助學員將所學應用於日常工作，提升團隊在追收、談判、風險識別及客戶溝通方面的能力。