香港中小企追數實戰：8 大標準化步驟，教你由內部跟進到交比收數公司（實例拆解）

一、點解中小企一定要有「標準化追數流程」？

在不少香港公司，追數往往變成「邊個熟客就由邊個打電話」、「拖到月底先一次過催」，沒有清晰紀錄，也沒有統一做法。這樣的模式，短期內好似慳時間，長遠卻會令壞帳風險急升。

標準化追數流程的好處至少有三點：

• 有時間表：清楚知道發票逾期幾多日，要採取咩行動。
• 有紀錄：每次聯絡、對方回應、承諾付款日期都會被記錄，方便之後交比專業收數公司或律師參考。
• 有底線：公司上下對「幾時算是壞帳」、「幾時要升級處理」有共識，減少內部爭拗。

二、8 大追數步驟總覽（懶人版）

以下是一套適用於大部分香港 B2B 中小企的追數流程，當中不少步驟都源自 iQor RMS 在香港 40 年追收經驗及既有的帳款催收流程，你可以按行業實況微調：

1. 1 發送催收函與電郵（正式逾期通知）
2. 2 初期溫和電話聯繫（禮貌提醒）
3. 3 強化催收電話行動（增加頻率與深度）
4. 4 協商及制定還款方案
5. 5 管理及監控還款計劃
6. 6 行蹤追蹤（針對失聯或逃避個案）
7. 7 上門催收或考慮法律行動
8. 8 評估及交由專業收數公司跟進

以下逐步拆解，每一步都配合實戰貼士，方便你即時應用。

三、每一步實戰拆解與貼士

第一步：發送催收函與電郵——確立「正式逾期」的起點

目標：
以書面形式提醒對方帳款已逾期，並列明金額、發票編號、到期日。
為日後所有追收步驟建立清晰紀錄。

建議做法：
用公司官方電郵／信頭發出，語氣保持專業客觀。
清楚列明「建議於 x 日內回覆或安排付款」，避免只寫「敬請盡快處理」。
如你有使用 RMS 的追收服務，可在內文加入「如未能於指定期限內回覆，本公司或會交由專業收數公司跟進」之類句子，讓對方知道事情不會無限期拖延。

常見錯誤：
用太重語氣一開始就帶有威嚇成分，容易被對方標記為騷擾，甚至有觸犯法例風險。
只靠 WhatsApp 或口頭信息，欠缺正式紀錄，之後要交由外部機構跟進時會比較困難。

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第二步：初期溫和電話聯繫——先了解，再施壓

目標：
確認對方是否真的「唔記得交」還是「有心拖延」。
蒐集對方財政狀況及付款意向。

電話重點：
先確認對方是否已收到發票與催收函。
以「了解情況」為主，例如：「想了解下最近有冇咩困難，我哋可以一齊搵方法配合安排付款。」
在通話後，即時於系統／Excel 記錄談話內容及對方承諾。

常見錯誤：
一開始就追問「幾時交錢」，忽略了解對方原因，反而令對方更抗拒。
把情緒帶入通話，以為「大聲啲」就會有用，實際上可能破壞長期合作空間。

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第三步：強化催收電話行動——有系統地增加密度

當對方多次承諾未能兌現，就需要加強聯絡頻率和層級（例如轉由財務主管或高層親自跟進）。

實戰貼士：
事先設計一個「追數時間表」，例如逾期 30 日內每星期一次，逾期 60 日後每星期兩次。
每次通話都要有「下一步行動」：例如要求對方即日電郵確認付款日期、安排部分付款等。
當你發現對方開始閃縮、刻意不接電話，甚至更改聯絡方式，就要留意可能需要引入專業收數公司，利用更全面的行蹤追蹤及資料庫支援。

第四步：協商及制定還款方案——用談判守住關係與現金流

不少真正有心還款的客戶，只是短期現金流吃緊。這時候，願意坐下來談一個實際可行的還款計劃，往往比強硬要求「一次過清數」更容易達成共識。

建議原則：
付款計劃要有明確分期金額及日期，不建議用「視乎情況」等含糊字眼。
盡量要求以書面確認，例如由對方回覆電郵同意還款方案。
保留適當彈性，例如設有「若其中一期未能如期付款，公司有權提早終止安排並考慮交由收數公司」的條款。

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第五步：管理及監控還款計劃——唔好以為簽咗就算

很多公司以為「對方肯簽還款安排」就安心，其實之後的追蹤更關鍵。

操作重點：
建立簡單的 tracking 表，記錄每期到期日、應付金額、實際付款日期。
如對方出現一次遲付款，應立即聯絡了解並重申之後期數的重要性。
若連續兩次未能按時付款，應重新評估是否繼續內部處理，或交由專業收數公司。

第六步：行蹤追蹤——當對方開始「玩失蹤」

當對方電話長期不通、電郵不回、辦公地點懷疑已搬遷，單靠內部資源往往很難再有突破。

專業收數公司通常會：
利用合法的商業資料庫及公開記錄，尋找最新聯絡資料及註冊資料。
如涉及內地或其他司法區，透過當地合作律師及收數網絡進行查詢。
由於行蹤調查牽涉私隱及法規要求，公司自行操作時要特別小心，避免使用任何疑似違法的手段。

參考合法行蹤追蹤的相關指引：《個人資料（私隱）條例》

第七步：上門催收或法律行動——最後階段的策略考量

當欠款金額較大、逾期時間長、對方明顯有逃避傾向，公司就要考慮是否進入「上門催收」或「法律程序」階段。

關鍵考慮：
欠款金額 vs 潛在法律費用
對方是否仍在營運、有無可見資產
案件是否涉及跨境（例如內地公司、海外公司）

在香港，任何涉及上門行動或可能被視為滋擾的行為，都必須謹慎處理。選擇有清晰合規守則的收數公司及律師團隊，是保障企業聲譽的重要一步。

若追收對象並非於香港境內，可參考 「中港跨境追收 & 內地欠款追討」服務頁 了解更多

第八步：幾時要交由專業收數公司接手？

以下情況，建議中小企考慮交由專業收數公司處理：
欠款逾期超過 60–90 日，內部多次聯絡仍無實際付款行動。
欠款金額對公司現金流影響重大（例如佔單月營業額一定比例以上）。
對方刻意逃避聯絡，甚至出現轉公司名字、搬遷等跡象。
案件涉及跨境追收、需動用其他司法區法律程序。

專業收數公司可以提供：
有系統的追收流程及紀錄管理
跨境法律及合規支援
成功收費（No Collection No Commission）模式，減低你嘗試追收的前期成本壓力。

香港 iQor 歐文氏(RMS)專業談判技巧及追數策略以有效合規的催收方法協助客戶，提升債務回收率，按此立即聯絡專員。

四、如何選擇合規可靠的收數公司？

在香港，市場上不時出現涉及恐嚇、滋擾、甚至刑事手法的「收數個案」，不單可能觸犯《商品說明條例》、《刑事罪行條例》，亦會嚴重損害委託企業的品牌形象。

選擇收數公司時，你可以留意以下幾點：

• 有否清楚列明遵守香港及相關司法區法例，包括個人資料及反騷擾規定。
• 是否採用書面及錄音紀錄追收過程，以備日後審核。
• 是否有透明收費（如成功收費模式）、清晰委託合約及保密條款。
• 是否具備跨境追收網絡、長期經營歷史及專業團隊。

RMS 源自鄧白氏公司商賬管理部，擁有超過 170 年歷史傳承，加上在香港累積逾 40 年追收經驗及覆蓋超過 190 個國家的追收網絡，在合規追收及跨境案件上具備相當經驗。

五、由「追數」走向「防壞帳」——給中小企老闆的最後提醒

追數流程做得好，可以追回不少看似收唔返的帳；但長遠而言，更重要的是從每一宗追數個案中，反思批核客戶、設定付款條款、內部授信政策等問題，減少未來壞帳出現。

若你希望系統化地檢視公司壞帳風險，可以參考 RMS 已整理的《防壞帳終極指南 完整系列三部曲》，由風險評估、內部流程到員工培訓，建立一套適合自己行業的壞帳防火牆。